いよいよ10月からマイナンバーがスタートします。準備はいかがですか?何をやったらいいかわからない!という法人さんがほとんどではないでしょうか。

そこで、最低でもこれだけはおさえるべき項目を10か条にまとめました。

1. まずマイナンバーとは?

  • 社会保障・税の分野で使用する番号制度。行政手続きの簡素化が目的だが、将来的には預金口座と紐付け、課税の適正化も?
  • 住民票をもつ全ての個人に付与される12ケタの番号
  • 平成27年10月から通知され、平成28年1月から利用開始
  • 法人にもマイナンバーを付与(13ケタ)

2. どんなとき利用されるのか?

  • 雇用保険・健康保険・厚生年金保険、所得税等の提出書類に従業員等のマイナンバーを記載するだけ(届出用紙にマイナンバーの記入欄が追加される)。
  • マイナンバーを記載する書類

税金分野

「給与所得の源泉徴収票」「給与支払報告書」「報酬等の支払調書」「不動産使用料支払調書」など

社会保険分野

「雇用保険被保険者資格取得・喪失届」「健康保険・厚生年金被保険者資格取得・喪失届」「健康保険被扶養者(異動)届」「報酬月額算定基礎届・変更届」「国民年金第3号被保険者関係届」など

3.誰のマイナンバーを知る必要があるのか?

  • 従業員(役員、パート・アルバイトを含む)とその扶養家族

  • 税理士や研修講師など外部の専門家
  • 不動産の賃借先(農地の利用権設定にかかる借地料で、年15万円以上の場合) 

4. 今後のスケジュールは?

  • 平成27年10月~   個人番号・法人番号の通知(通知カードの送付)
  • 平成28年1月~     個人番号カードの交付(希望者のみ。申請が必要)
  • 平成28年1月~     税務関係・雇用保険関係の書類に記載開始
  • 平成29年1月~     健康保険・厚生年金関係の書類に記載開始(1年遅れ

5. 何が求められるのか?

  • 社会保険・税関係書類を提出するときにマイナンバーを取り扱うため、漏えいを防止するための安全管理措置がすべての事業者(社員1名でも)に求められる。罰則も厳しくなっている。

6. 何を準備すればいいのか?これだけ10か条

  • 平成27年中に以下の準備を完了すること。
  1. マイナンバーの責任者と取り扱い担当者を決める(通常は、人事関係を扱っている職員)。それ以外の職員には扱わせないようにする。
  2. マイナンバーの記載や書類を提出したら、業務日誌などに記録する。
  3. 会計・給与ソフトを使用している場合、マイナンバーに対応したバージョンアップを行う。
  4. マイナンバーを従業員から取得する際には、利用目的(=税・社会保険に関連する業務の範囲内で使用すること)を予め伝える。利用目的以外には使わない。
  5. マイナンバーを取得する際には、番号が間違っていないかの確認と身元の確認をする(①顔写真の付いている「個人番号カード」か、②マイナンバーが書いてある「通知カード」と「運転免許証」などで確認を行う)。ただし、今いる従業員等は身元の確認ができているので、番号だけを確認すればよい。
  6. 扶養家族のマイナンバーは、従業員に取得させる。会社・法人は直接取得しない。
  7. マイナンバーが記載された書類は、金庫やカギがかかる棚や引き出しに保管する。
  8. インターネットに接続されているパソコンでマイナンバーが含まれたデータを扱う場合、ウイルス対策ソフトを常に最新版に更新する。
  9. 従業員の退職などでマイナンバーが不要となったら、細かく裁断して書類を廃棄(パソコンに入っているマイナンバーも完全削除)する。ただし法定の保存期間中は保管していてよい。
  10. 従業員とその扶養家族については、10月に通知カードが届いたら、すぐにコピーを提出させて金庫に保管しておく。これだけで大ケガはしない!